所謂存證信函是透過郵局來證明發信日及其內容為的一種證明函件，達到告知義務的效果，怕口說無憑，所以存證信函需準備一式三份，其中一份留存在郵局。如日後真有訴訟，可證明確曾告知過。事實上存證信函最大的用途處在於通知並警告對方：如果你不......, 我就.....！一般人並不希望收到，所以存證信函在大部分狀況下才會那麼有效。
存證信函可用雙掛號寄出。對方收到後，你會收到簽收回執或可至郵局查簽收紀錄。如果對方真有收到的話，很難去否認。重點是，內容要依事實陳述，要寫就要有效果，否則對方仍然可以反駁、甚至不理你的。如果對方為公司行號，使用存證信函告知公司負責人該公司的錯誤，也是很有效的作法。
其實存證信函很容易寫，可依下面教學自行完成，或找律師、代書事務所代筆，至於費用，可自行打電話問看看囉：
一、存證信函格式為B4尺寸，可到郵局買存證信函用紙（每張1元）或【下載格式】自行印出後撰寫。如為電腦格式，列印出為A4大小，記得放大為B4大小。
二、寫出對方之姓名、地址，最好有身份證字號。如果對方為公司，寫公司名稱、負責人、地址。
三、寫上自己姓名、地址、聯絡電話，以便於對方聯絡你。
四、副本處可寫上相關的人或機構，否則副本收件人則不用寫。
五、完全不空格從第一格開始寫，通常先依事實書寫你遭遇的狀況，再表達你的憤怒與不滿。
七、接著限期對方在某日前內答覆，或直接要求對方如何解決。並書寫對方如不予理會，將採取其他途徑，如訴訟、報警、報紙廣告等等方式，最後別忘了加句『以免訟累』或『請台端自重，請勿自誤』等句子做結尾。
八、存證信函內文字如有塗改增刪，應於備註欄內註明，並由寄件人簽章，惟每頁塗改增刪不得逾二十字。
九、寫好後影印兩份（連正本共三份, 幾個副本收件人就多印幾份），分別裝訂好。帶著本人身份證、印章及現金（第一頁50元，其餘每頁25元）到郵局存證信函窗口辦理。
十、在存證信函寄件人處及各頁接縫處蓋章，寄出後記得拿回掛號收執聯。
十一、事後就等回執收到後，看對方的反應了！先充實好自己的法律知識，如真的難以處理，再尋求另外方式解決囉，如律師、調解委員會等。
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